Like

Ignoriranje mailova – kome zapravo štetite?

Živimo u vremenu preopterećenosti informacijama, porukama i obavijestima sa svih strana.

U poslovnom svijetu u prosjeku čak trećinu radnih sati oduzima odgovaranje na mailove.

Je li onda veliki grijeh propustiti odgovoriti na nekoliko mailova?

DA – jer zaboravljamo da su s druge strane mailova – ljudska bića, s očekivanjima, emocijama i obično – uvredljivim egom.

Pri tome ne mislim na prodajne „hladne“ mailove već na osobe s kojima ste već u nekoj vrsti poslovnog odnosa, u pregovorima ili suradnji, tako da ignoriranje još više „boli“.

Sjetite se posljednji put kada ste vi poslali nekome mail i niste dobili odgovor. Pomislili ste prvo da je vjerojatno ta osoba samo u gužvi. Nakon nekoliko dana „neugodne šutnje“, zapitali ste se je li možda mail otišao u junk folder, a nakon tjedan dana ste povećalo usmjerili na sebe i zapitali se što ste napravili krivo da odgovor nikada nije stigao. Nakon što je već prošlo neko vrijeme, a odgovora ni na vidiku, u konačnici ste zaključili: „Koji kreten!“, a vrlo vjerojatno ste svoje dojmove podijelili sa svojim najbližim suradnicima.

Zašto ljudi ignoriraju mailove?

Prvi i najučestaliji razlog je da su prezauzeti, na sve strane su po cijele dane i ne stignu odgovoriti na veliku količinu mailova koju dobiju dnevno. Koliko god to donekle zvučalo razumljivo, ako neodgovaranje potraje dulje od tjedan dana, razumijevanje druge strane blijedi i prerasta u razočarenje i frustraciju.

Neki ljudi pak neodgovaranjem pokušavaju izbjeći konflikt ili neugodnu situaciju kada trebaju odbiti nečiju ponudu ili se jednostavno ne žele nositi s negativnim ozračjem pa radije biraju šutnju u nadi da će druga strana time shvatiti odgovor.

Najčešća poruka koju drugi dobiju kada ignorirate njihove mailove je da vam nisu važni, a to je možda najpogubnije za vaše poslovne odnose. Možda doista imate pun sandučić mailova koji su trenutno hitniji i bitniji od onoga kojeg ste dobili, ali kakav dojam to dugoročno ostavlja o vama?

Na koncu, ljudi često ignoriraju mailove kada doista žele ignorirati neke osobe jer im nisu simpatične ili ne vide mogućnosti suradnje s njima. Čak i u tom slučaju, kratki mail u kojem jednostavno zahvalite toj osobi i kažete da niste zainteresirani, dosta je bolji od ignoriranja, a vama uzima samo 15 sekundi.

Posljedice ignoriranja

Koliko god je neodgovaranje na mailove postalo prihvatljivo danas, kada iz nekog razloga odlučite ignorirati nečije mailove, budite svjesni da to smanjuje potencijal buduće suradnje s tim ljudima, a često i u potpunosti narušava vaše odnose. Želite li izgubiti te suradnike? Onda im radije napišite otvoren mail u kojem uljudno objašnjavate da ne vidite mogućnosti suradnje i zahvalite im se na dosadašnjim mailovima. Sve je bolje od ignoriranja.

Provedena studija je pokazala da ljude koje ne odgovaraju na mailove drugi doživljavaju kao manje vjerodostojnim i pripisuju im negativne epitete. U poslovnim krugovima se loši dojmovi brzo šire, tako da pazite da nečiji dojam ne postane vaša reputacija.

Kako to možete promijeniti?

Najprije budite svjesni da vaše odgovaranje ili neodgovaranje na mailove govori jako puno o vama. Ako želite imati dobru reputaciju i napredovati u poslu, ne možete si priuštiti ignoriranje mailova. Koliko god da je ta loša navika danas uvriježena, nemojte biti jedni od onih koji je njeguju.

Ako imate previše mailova dnevno, probajte se drugačije organizirati ili napraviti automatski odgovor da ćete se javiti u roku koji vam najbolje odgovara. Naprimjer 48 sati ili 72 sata ako ste jako zauzeti. To će barem pokazati drugima da se trudite i znat će što mogu očekivati.

Ukoliko trebate odbiti nekoga ili mu uputiti loš feedback, stisnite zube i napravite to odmah. Šutnja u poslu nije zlato, već pasivna agresija. Svi se lakše možemo nositi s odbijenicama, ali teže s mailovima koji „vise u zraku“.

Ako ste nenamjerno propustili mail jer vam se zagubio u sandučiću ili ste previdjeli odgovor, ispričajte se i na taj način zadržite poštovanje svojih suradnika.

Ne zaboravite da je s druge strane svakog maila, ljudsko biće koje ima svoje rokove, poslovne obveze i ciljeve, jednako kao i vi. Zašto bi vaše vrijeme bilo vrijednije?

P.S: Nitko nije bezgrešan pa tako ni ja. Ali s voljom i željom da se mijenjamo, možemo učiniti online svijet boljim i uljudnijim mjestom, mail po mail.